“Beredskap för företag – Om krisen eller kriget kommer” är broschyren som riktar sig till företag i Sverige som skapats av Myndigheten för civilt försvar/MCF.
Den handlar inte om att varje företag ska förvandlas till ett militärläger med konserver i konferensrummet, men den är ändå ganska tydlig: företag har en viktig roll om samhället hamnar i kris, krigsfara eller krig.
Det kan låta stort och tungt. Och ja, lite myndighetssvenska får man räkna med.
Men kärnan är rätt enkel: om företag kan fortsätta fungera när något allvarligt händer, blir hela samhället starkare.
Broschyren tar upp hur företag kan planera, öva, skydda sin information, hantera personalfrågor och bidra till samhällets motståndskraft.
Kort sagt: hur man slipper stå där med panik, tom kontaktlista och en server som gått ner precis när allt annat också brinner.
Vill du hellre ha broschyren i pappersform kan du även beställa broschyren via post här.
Varför företag behöver tänka på beredskap
I broschyren lyfts att krig pågår i vår omvärld och att det påverkar även Sverige. Vid kris eller krig har svenska företag en avgörande roll för att samhället ska fortsätta fungera så långt det är möjligt.
Det handlar inte bara om stora bolag, energiföretag eller transportjättar. Även mindre företag kan vara viktiga. Mat, transporter, kommunikation, vård, byggmaterial, energi, service, teknik och handel är sådant som människor och samhälle snabbt blir beroende av när vardagen skakar till.
En viktig poäng i broschyren är att om ett företag förbereder sig för krigsfara och krig, står det också bättre rustat för andra kriser. Det kan vara pandemier, naturkatastrofer, cyberattacker, leveransproblem eller längre elavbrott.
När vi är förberedda för krig klarar vi kriser bättre
Broschyren är ganska rak med att Sverige behöver rusta för det värsta tänkbara: ett väpnat angrepp mot Sverige eller våra allierade. Men den praktiska nyttan är bredare än så.
Ett företag som har tänkt igenom reservrutiner, personalbehov, leverantörer, it-säkerhet och krisledning har bättre chans att fortsätta fungera även vid mer “vanliga” kriser. Det är ungefär samma logik som hemma: har du vatten, mat och radio vid en stor kris, klarar du också ett vanligt strömavbrott bättre.
För företag blir motsvarigheten: vet ni vad som måste fungera, vem som gör vad och vilka alternativ som finns om era vanliga system faller bort?
Stärk företagets motståndskraft
En central del av broschyren handlar om att stärka företagets motståndskraft. Det betyder i praktiken att företaget behöver kunna anpassa sig och fortsätta bedriva verksamhet även när förutsättningarna förändras snabbt.
Broschyren lyfter särskilt några frågor som många företag bör ställa sig:
- Vilka delar av verksamheten måste alltid fungera?
- Vad gör vi om personal inte kan ta sig till jobbet?
- Har vi rutiner när något allvarligt inträffar?
- Hur skyddar vi digital och fysisk information?
Det låter kanske självklart, men många verksamheter fungerar fint så länge allt är normalt. Sedan räcker det med sjuk personal, uteblivna leveranser, elproblem eller it-strul för att man ska märka att “vi löser det när det händer” kanske inte var världens bästa strategi.
Hotbilden är mer komplex än förr
Broschyren tar upp att hoten mot samhället kommer från flera håll. Det handlar inte bara om militära angrepp, utan också om hybridhot, cyberattacker, påverkanskampanjer och andra kriser som kan slå mot företag och samhälle samtidigt.
Exempel på konsekvenser som företag kan behöva planera för är:
- störningar i elektroniska betalningar och kommunikation
- elavbrott som pågår i dagar, veckor eller månader
- begränsad tillgång till drivmedel och bränslen
- påverkan på utrikeshandel och brist på insatsvaror
- störningar i flyg, tåg, väg och kollektivtrafik
- svårigheter för personal att ta sig till eller från jobbet
Det här är sådant som snabbt kan bli riktigt besvärligt. Särskilt om flera saker händer samtidigt. För det är ju ofta så kriser fungerar. De kommer sällan som en prydlig liten punktlista. De kommer mer som: “Grattis, nu är både leveransen sen, kortterminalen nere och halva personalen hemma.”
Kontinuitet: vad måste fungera?
Ett viktigt begrepp i broschyren är kontinuitetshantering. Det betyder ungefär att företaget ska planera för hur verksamheten kan fortsätta även vid störningar.
Det börjar med att kartlägga verksamheten. Vad är viktigast? Vad är företaget beroende av? Personal? El? Transporter? Internet? Leverantörer? Maskiner? Betalsystem? Nyckelpersoner som “bara råkar kunna allt” men aldrig har dokumenterat något? Japp, den typen också.
Sedan behöver företaget fundera på åtgärder. Broschyren nämner till exempel reservkraft, lagerhållning av kritiska komponenter, överföring av nyckelkompetens, reservrutiner och alternativa sätt att hantera it och teknisk utrustning.
Planera personalbehov innan krisen är här
Alla företag är beroende av människor. Samtidigt kan kriser göra det svårt för människor att ta sig till jobbet, jobba som vanligt eller ens veta vad de förväntas göra.
Broschyren uppmanar företag att analysera vilka personalresurser och kompetenser som behövs för att verksamheten ska fungera. Några frågor att fundera på är:
- Vilka nyckelbefattningar finns?
- Vilka anställda kommer sannolikt att vara tillgängliga?
- Vilka måste vara fysiskt på plats?
- Vilka kan arbeta på distans?
- Kan vissa arbetsuppgifter göras av fler eller färre personer?
- Behöver företaget förstärka med personal utifrån?
Broschyren tar även upp totalförsvarsplikt. Den gäller alla i Sverige från början av det år man fyller 16 till och med det år man fyller 70. Totalförsvarsplikt kan fullgöras genom värnplikt, civilplikt eller allmän tjänsteplikt.
Vid krigsfara eller krig ska personal i de flesta fall fortsätta arbeta. Undantag kan gälla personer som är krigsplacerade inom exempelvis Försvarsmakten, räddningstjänsten eller har särskilda avtal via frivillig försvarsorganisation.
En krisplan ska inte ligga och damma
Broschyren rekommenderar att företag stärker sin krishanteringsförmåga. Det betyder bland annat att ha en tydlig och uppdaterad krisplan.
En bra krisplan bör inte vara ett bortglömt dokument i någon mapp som heter “NY version slutgiltig FINAL 3”. Den behöver vara begriplig, användbar och känd av dem som ska använda den.
Broschyren lyfter bland annat att företag bör:
- skapa en krisorganisation med tydliga roller
- veta vilka man behöver kommunicera med och i vilka kanaler
- följa händelseutvecklingen för att kunna agera snabbt
- skriva ut kontaktlistor till personal, kunder, leverantörer och myndigheter
- ha rutiner för viktiga arbetsmoment
- säkra alternativa kontaktvägar och fysiska mötespunkter
- kunna ta emot samhällsinformation via radio med batteri, vev eller solceller
- ge anställda grundläggande utbildning i första hjälpen, brandsäkerhet samt in- och utrymning
Det här är faktiskt väldigt praktiskt. Särskilt det där med utskrivna kontaktlistor. Det är lätt att känna sig modern tills internet ligger nere och all viktig information finns i ett molnsystem som ingen kommer åt.
Cybersäkerhet är en del av beredskapen
En stor del av dagens företag är beroende av information och it-system. Därför lägger broschyren också vikt vid informations- och cybersäkerhet.
Företag bör tänka igenom vilka risker de utsätts för, vilka konsekvenserna kan bli och vilka åtgärder som minskar riskerna.
Broschyren rekommenderar bland annat att företag:
- utbildar personalen i säkert beteende på nätet
- skyddar sig mot nätfiske och bluffmejl
- ser över behörigheter och inloggningar
- använder flerfaktorautentisering där det är möjligt
- använder starka och unika lösenord
- tar bort appar och konton som inte används
- säkerhetskopierar information regelbundet
- håller backup bortkopplad från datorer och internet
- uppdaterar datorer, mobiler och wifi-routrar
Om företaget drabbas av ett angrepp är råden bland annat att begränsa skadan, bryta internetuppkopplingen, aldrig betala lösensumma, polisanmäla händelsen och anmäla incidenter till Sveriges nationella CSIRT.
Det här är inte bara “it-avdelningens problem”. Ett klick på fel länk kan bli dyrt för hela företaget. Klassisk liten länk, stor katastrof.
Psykologiskt försvar och källkritik på jobbet
Broschyren tar också upp psykologiskt försvar. Det handlar om att kunna stå emot desinformation, vilseledning och propaganda.
Främmande makt och andra aktörer kan sprida falska uppgifter, manipulerade bilder, fejkade filmer eller innehåll som väcker starka känslor. Syftet kan vara att skapa oro, misstro och splittring.
Företag kan stärka sin motståndskraft genom att prata om källkritik och trovärdig information. Medarbetare bör vara uppmärksamma på innehåll som väcker starka känslor, kontrollera om informationen bekräftas av flera källor och bara dela information från pålitliga källor.
Vid allvarliga händelser bör företaget söka bekräftad information från myndigheter. Det låter enkelt, men i en stressad situation kan rykten springa snabbare än fakta.
Öva innan det blir skarpt läge
Broschyren är tydlig med att utbildning och övning är viktigt. Det bästa sättet att hitta brister i en plan är inte att beundra den i en pärm. Det är att testa den.
Övningar behöver inte vara avancerade. En enkel skrivbordsövning på några timmar kan vara värdefull. Till exempel: “Vad gör vi om elen är borta i två dygn?”, “Vad gör vi om vårt affärssystem ligger nere?” eller “Vad händer om vår viktigaste leverantör inte kan leverera på flera veckor?”
Poängen är att hitta svagheter innan verkligheten gör det åt er. Verkligheten brukar nämligen ha sämre humor och betydligt sämre timing.
Företag kan behöva tänka om och bidra
Broschyren tar upp erfarenheter från tidigare kriser och krig, bland annat Ukraina och covid-19-pandemin. En viktig lärdom är att företag kan behöva fortsätta fungera under svåra förhållanden och ibland även ställa om för att bidra till samhällets behov.
Under pandemin ställde exempelvis vissa företag om för att hjälpa till med handsprit och skyddsutrustning. I andra kriser kan det handla om transporter, lagerhållning, produktion, tjänster, material eller samverkan med myndigheter.
Företag uppmanas därför att i förväg fundera på hur de kan samverka med offentliga aktörer, leverantörer och andra företag. Det är mycket lättare att etablera kontaktvägar innan allt är akut.
Offentliga aktörer och beredskapssektorer
Broschyren går också igenom offentliga aktörers ansvar. Myndigheter, länsstyrelser, kommuner och andra aktörer har ansvar för att planera, samordna och minska sårbarheter inom sina områden.
Det finns även tolv beredskapssektorer, till exempel energiförsörjning, elektroniska kommunikationer och post, finansiella tjänster, livsmedelsförsörjning och dricksvatten, transporter samt hälsa, vård och omsorg.
För företag är detta relevant eftersom olika verksamheter kan höra ihop med olika samhällsviktiga funktioner. Ett företag kan alltså vara viktigare för samhället än man först tänker, särskilt om det levererar något som andra är beroende av.
Lagar, avtal och skyldigheter
Broschyren tar även upp lagar och regler. Företags delaktighet i totalförsvaret bygger till stor del på frivillighet, men vissa företag har avtal med offentliga aktörer som kan innebära särskilda skyldigheter vid höjd beredskap och krig.
Vid krigsfara och krig gäller normalt samma lagar och regler som i fredstid, men det finns också särskilda fullmaktslagar som regeringen kan aktivera vid höjd beredskap. De kan till exempel handla om ransonering, prisreglering eller användning av privat egendom.
Broschyren nämner också att företag är skyldiga att delta i totalförsvarsplaneringen om en totalförsvarsmyndighet ber om det.
En enkel att göra-lista för företag
I slutet av broschyren finns en tydlig “Att göra”-del. Här är en förenklad version av det viktigaste:
- Planera och öva för allvarliga kriser och krig.
- Identifiera vad verksamheten är beroende av.
- Stärk verksamheten med exempelvis reservkraft, lagerhållning och alternativa rutiner.
- Analysera personalbehov och nyckelkompetenser.
- Skapa en krisorganisation med tydliga roller och kontaktvägar.
- Arbeta systematiskt med cybersäkerhet.
- Utbilda personalen i källkritik och desinformation.
- Öva regelbundet, även i enkel form.
- Var beredd att tänka om och bidra till samhällets behov.
- Etablera samverkan med myndigheter och andra aktörer i förväg.
“Beredskap för företag – Om krisen eller kriget kommer” är kanske inte fredagsläsning med chips och läsk. Men den är viktig.
Den stora poängen är att företag inte bör vänta tills något allvarligt händer. Det är innan krisen man ska veta vad som är viktigast, vem som ansvarar för vad, vilka system som måste fungera och hur man gör om vardagens vanliga lösningar försvinner.
För små företag kan det börja enkelt: skriv ut kontaktlistor, gör backup, se över lösenord, fundera på kritiska leverantörer och prata igenom vad ni gör vid strömavbrott, it-problem eller personalbortfall.
Man behöver inte lösa allt på en dag. Men man behöver börja någonstans.
Beredskap för företag handlar inte om att måla fan på väggen. Det handlar om att kunna fortsätta fungera även när väggen börjar spricka.
Du kan också beställa broschyren via post här om du vill ha den i fysisk form.
